Débarras d'un local professionnel ou de bureaux : la marche à suivre

1. Faire le point avant de vider

La situation de l'entreprise conditionne la suite. En cas de déménagement, une partie du mobilier suit et le reste est cédé. En cas de cessation d'activité, tout doit partir, souvent avant une date imposée par le bail commercial ou par l'état des lieux de sortie. En cas de liquidation judiciaire, les biens relèvent du liquidateur : rien ne doit être vendu, donné ou jeté sans son accord.

Dressez un inventaire par catégorie : mobilier, matériel informatique et téléphonique, équipements spécifiques au métier, archives papier, stocks, déchets. Repérez ce qui appartient vraiment à l'entreprise : le matériel en location ou en crédit-bail doit être restitué au loueur, et non débarrassé.

2. Le mobilier de bureau

Bureaux, sièges, armoires, cloisons amovibles et équipements de cuisine ont souvent une valeur de revente, surtout s'ils sont de bonne qualité et en nombre. Plusieurs solutions existent :

• reprise par un professionnel du mobilier de bureau d'occasion ou par un spécialiste du débarras qui rachète ce qui se revend ;
• don à une association, une école ou une structure de réemploi (voir débarras responsable et réemploi) ;
• filière de recyclage du mobilier professionnel pour ce qui est en fin de vie.

Pour un don, demandez un reçu indiquant la nature des biens : votre expert-comptable vous dira s'il y a un traitement fiscal à prévoir.

3. Informatique et données

Ordinateurs, serveurs, disques externes, photocopieurs multifonctions et téléphones contiennent des données de clients, de salariés ou de fournisseurs. L'entreprise reste responsable de ces données au sens du RGPD, y compris quand elle se sépare du matériel.

• Sauvegardez ce qui doit être conservé avant toute intervention.
• Utilisez un logiciel d'effacement sécurisé ou faites détruire physiquement les disques, puis demandez un certificat d'effacement ou de destruction.
• Pensez aux disques internes des photocopieurs et aux téléphones professionnels.
• Confiez le matériel hors d'usage à une filière agréée pour les déchets d'équipements électriques et électroniques (DEEE).

Un simple formatage ou la mise à la corbeille ne suffit pas : les données restent souvent récupérables.

4. Archives : conserver ou détruire ?

Les documents d'une entreprise ne se jettent pas en bloc. Les pièces comptables, les documents sociaux, les dossiers du personnel, les contrats et les documents fiscaux ont chacun leur durée de conservation, qui peut aller de quelques années à beaucoup plus longtemps. Avant toute destruction, vérifiez les durées applicables avec votre expert-comptable ou sur les sites officiels de l'administration.

Ce qui doit être conservé peut être confié à un prestataire d'archivage ou stocké chez le dirigeant. Ce qui peut être détruit doit l'être de manière sécurisée, par broyage ou par un prestataire de destruction de documents qui remet un certificat. Ne laissez pas de cartons d'archives dans un local rendu au bailleur.

5. Déchets d'activité, devis et facture

Les déchets produits par une entreprise relèvent en principe de sa responsabilité, et les déchèteries publiques ne les acceptent pas toujours, ou sous conditions. Produits chimiques, solvants, néons, cartouches d'encre ou déchets de chantier suivent des filières spécifiques. Pour les débris issus de travaux, voir évacuer des gravats.

Pour le débarras lui-même, exigez un devis écrit détaillé, puis une facture au nom et à l'adresse de l'entreprise, avec son numéro SIREN, pour pouvoir la comptabiliser. Demandez au prestataire comment il traite les déchets et s'il peut fournir les justificatifs correspondants. Les critères de l'article choisir une entreprise de débarras s'appliquent aussi aux locaux professionnels.

Questions fréquentes